ซื้อเครื่อง POS แล้ว ร้านค้าต้องจดทะเบียนกับกรมสรรพากรหรือไม่?

การขอหมายเลขเครื่อง POS (Point of Sale) เป็นขั้นตอนที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการใช้เครื่องบันทึกการขายในการดำเนินกิจการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี และการรายงานข้อมูลทางการเงินให้กับสรรพกร รวมทั้งใช้ในการตรวจสอบภาษีได้อย่างถูกต้อง ในบทความนี้จะพาทุกคนไปเรียนรู้เกี่ยวกับการขอหมายเลขเครื่อง POS ตั้งแต่การยื่นคำขอจนถึงเอกสารที่ต้องใช้

1.เตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำขอ

สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล หรือใบทะเบียนพาณิชย์ (สำหรับบุคคลธรรมดา)
สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้าน (กรณีเจ้าของร้านเป็นบุคคลธรรมดา)
สำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) (หากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)
รายละเอียดเครื่อง POS เช่น ยี่ห้อ รุ่น และหมายเลขซีเรียลเครื่อง
เอกสารแสดง รายละเอียดซอฟต์แวร์ ที่ใช้ในเครื่อง POS
หนังสือมอบอำนาจ (กรณีมอบให้ผู้อื่นดำเนินการแทน)

2.แบบฟอร์มคำขออนุมัติที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มคำขออนุมัติการใช้เครื่อง POS (ภ.พ.06) ดาวน์โหลด
แบบฟอร์มการแจ้งการจัดเก็บเอกสารหลักฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ภ.อ.11) ดาวน์โหลด
แบบฟอร์มแสดงคุณสมบัติเครื่องบันทึกเงินสดที่ใช้งาน ดาวน์โหลด , หรือ Flowchart ระบบ POS ดาวน์โหลด
แผนผังแสดงตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
รูปแบบการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกการเก็บเงินกับอุปกรณ์อื่นๆ ดาวน์โหลด
รายเอียดระบบการรักษาความปลอดภัย ดาวน์โหลด
ตัวอย่างใบกำกับภาษีอย่างย่อ ดาวน์โหลด
ตัวอย่างรายงานยอดขายที่ออกจากตัวเครื่อง ดาวน์โหลด

3.การยื่นคำขอหมายเลขเครื่องบันทึกการขายกับสรรพกร และขั้นตอนการดำเนินการ

การยื่นคำขอหมายเลขเครื่อง POS สามารถทำได้ทั้งทางออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร หรือยื่นด้วยตนเองที่สำนักงานสรรพากรในพื้นที่ที่ร้านตั้งอยู่ หรือหากต้องการจดทะเบียนสำหรับหลายสาขาให้ติดต่อที่สำนักงานสรรพากรซึ่งอยู่ใกล้สำนักงานใหญ่ที่สุด พร้อมแนบเอกสารทั้งหมดสำหรับยื่นเรื่องต่ออธิบดี

ผู้ประกอบการต้องเตรียมเอกสารให้ครบถ้วน และกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มที่กำหนด พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง หลังจากยื่นคำขอแล้วกรมสรรพากรจะมีการตรวจสอบข้อมูล ระหว่างนี้ให้รอผลพิจารณาและการติดต่อกลับจากเจ้าหน้าที่ เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติจะมีการแจ้งหมายเลขประจำเครื่องฯ ซึ่งจะต้องนำไปติดตั้งในจุดที่กำหนด พร้อมแจ้งให้เจ้าหน้าที่มาตรวจสอบ และติดสติ๊กเกอร์หมายเลขประจำเครื่องฯ ให้ โดยกระบวนการทั้งหมดใช้เวลาประมาณ 30 – 45 วันทำการนับจากวันที่ยื่นคำร้อง ดังนั้นควรวางแผนล่วงหน้าอย่างน้อย 45 วัน

ทั้งนี้ ในระหว่างรอผลอนุมัติ ควรงดการใช้งานเครื่อง POS ชั่วคราว เนื่องจากเลขกำกับเอกสารที่ออกจากเครื่องต้องเรียงลำดับอย่างถูกต้อง หากมีการใช้งานเครื่องและออกเอกสารก่อนที่การอนุมัติจะเสร็จสิ้น อาจถือเป็นการกระทำผิดกฎหมายได้

4.ขั้นตอนการกรอกข้อมูลในเอกสาร (พร้อมตัวอย่าง)

คำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน ภ.พ.06

แบบฟอร์ม ภ.พ.06 เป็นแบบฟอร์มหลักในการขออนุมัติการใช้เครื่อง POS ซึ่งในฟอร์มนี้จะต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของผู้ขอ การใช้งานเครื่อง POS รวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ต้องการใช้

1.ข้อมูลผู้ประกอบการ

ชื่อผู้ประกอบการ: ระบุชื่อบริษัทหรือบุคคลที่ได้จดทะเบียนและได้รับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรแล้ว
ชื่อสถานประกอบการ: ชื่อร้านค้าของคุณ
ที่อยู่: ระบุที่ตั้งของสถานประกอบการหรือสำนักงานใหญ่

2.วันที่ยื่นจดทะเบียน ภ.พ.20

3.ประเภทสินค้าหรือบริการ

กรอกรายการสินค้าหรือบริการของร้านคุณ โดยเรียงลำดับจากน้อยไปมาก เช่น เครื่องดื่ม อาหาร อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือบริการต่างๆ
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรอกในส่วนนี้ สามารถสอบถามรายละเอียดจากเจ้าหน้าที่ได้

4.กรณีเป็นเครื่องสำรอง คุณสามารถเลือกช่องที่เกี่ยวข้องตามความเหมาะสม

5.ความประสงค์ในการยื่นขออนุมัติ สามารถเลือกได้ทั้งสองรูปแบบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างรูปแบบต่างๆ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ ‘ทำความรู้จักกับใบกำกับภาษี / TAX Invoice 101′

6.ประเภทกิจการ เลือกประเภทกิจการที่ตรงหรือใกล้เคียงกับลักษณะธุรกิจของคุณมากที่สุด

7.สถานที่ใช้เครื่อง POS

ระบุว่าสถานที่ดังกล่าวเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขา
หากเป็นสาขาแรก จะถือว่าเป็นสำนักงานใหญ่
สำหรับที่อยู่ ให้กรอกข้อมูลที่ตั้งของกิจการให้ครบถ้วน

8.ประเภทของเครื่องบันทึกเงินสด เลือกเป็น “ชนิดคอมพิวเตอร์” และระบุจำนวนเครื่องตามความเป็นจริง

9.คุณสมบัติของเครื่องบันทึกเงินสด ให้กรอกข้อมูลตามตัวอย่างภาพที่กำหนด

10.กรณีต้องการระบุเพิ่มเติม สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมตามความต้องการได้

11.ขั้นตอนสุดท้าย ลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการจดแจ้ง

รายละเอียดประเภทของเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ขออนุมัติ (เอกสารแนบมากับ ภ.พ.06)

ผู้ประกอบการต้องแจ้งประเภทของเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ต้องการขออนุมัติในเอกสารภ.พ.06 ซึ่งอาจประกอบไปด้วยเครื่อง POS แบบดั้งเดิม หรือเครื่องที่ใช้ระบบการชำระเงินผ่านอินเตอร์เน็ต ระบบอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ เป็นต้น โดยการกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทเครื่องบันทึกเงินสด จะเป็นการกรอกเฉพาะข้อมูลของ ‘เครื่อง POS หรืออุปกรณ์ที่มีระบบ CPU พร้อมติดตั้งระบบ POS’ เท่านั้น

ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่อง POS เดี่ยว หรือชุด POS ที่มีอุปกรณ์เสริม เช่น ลิ้นชักเก็บเงิน สแกนเนอร์ และอุปกรณ์อื่น ๆ สิ่งที่ต้องกรอกจะเป็นเฉพาะเครื่อง POS ที่มีการติดตั้งโปรแกรมระบบไว้ค่ะ ยกเว้นในกรณีที่ร้านมีเครื่อง POS หลายเครื่อง เช่น ร้านอาหารที่มีเครื่องรับออเดอร์ซึ่งสามารถใช้คิดเงินได้ด้วย จะถือว่าเครื่องดังกล่าวเป็นเครื่อง POS อีกเครื่องหนึ่งเช่นกัน และต้องกรอกรายละเอียดเพิ่มในลำดับถัดไป

แบบแจ้งการจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ภ.อ.11)

ภ.อ.11 เป็นแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับการแจ้งการจัดทำ และการจัดเก็บเอกสารหลักฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะต้องกรอกข้อมูลเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลและวิธีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเครื่อง POS

1.สำนักงานสรรพากรในพื้นที่ที่ร้านของคุณตั้งอยู่จะเป็นผู้ดูแลการดำเนินการนี้

ชื่อผู้ประกอบการ: ระบุชื่อบริษัทหรือชื่อบุคคลที่ได้จดทะเบียนและได้รับเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรเรียบร้อยแล้ว สามารถตรวจสอบเลขประจำตัวได้ที่: http://www.rd.go.th/publish/313.0.html
ชื่อและที่อยู่ร้าน: กรอกข้อมูลชื่อร้านและที่ตั้ง โดยวันที่จัดทำเอกสารให้ยึดจากวันที่ที่เจ้าหน้าที่ระบุไว้ในหัวเอกสาร

2.ชนิดเอกสารตามประมวลรัษฎากร: เลือกประเภทเอกสารเป็น “ใบกำกับภาษี 86/6 หรือ 86/4” หากธุรกิจของคุณมีเอกสารเพิ่มเติม สามารถกรอกข้อมูลในส่วนนี้ได้เช่นกัน

3.ข้อ 3. และข้อ 4. สถานะสาขา: หากร้านนี้เป็นสาขาแรก ให้เลือกเป็นสำนักงานใหญ่ แต่หากมีการเพิ่มสาขาใหม่ ให้ระบุเป็นสาขาเพิ่มเติมได้เลย

4.ขั้นตอนสุดท้าย: ลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันการจดแจ้ง

เอกสารแนบ ภอ.11 เกี่ยวกับรายละเอียดระบบที่ใช้งาน
เอกสาร ภอ.11 จะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับระบบที่ใช้ในการเก็บข้อมูล และการตรวจสอบการขายผ่านเครื่อง POS เพื่อให้สรรพกรสามารถตรวจสอบการทำงานของเครื่องได้อย่างถูกต้อง

5.การกรอกเลขรหัสประจำเครื่องในระบบ POS2U

หลังจากที่ได้รับการอนุมัติหมายเลขเครื่องจากสรรพกร ผู้ประกอบการจะต้องกรอกเลขรหัสประจำเครื่องในระบบ POS2U เพื่อให้สามารถบันทึกการขายและส่งข้อมูลไปยังสรรพกรได้อย่างถูกต้อง

เมื่อได้รับผลอนุมัติแล้ว คุณจะได้รับเลขรหัสประจำเครื่องคิดเงิน ให้กรอกเลขรหัสนี้ในระบบ POS2u โดยใช้ 1 รหัสต่อ 1 เครื่องคิดเงิน POS หากกิจการของคุณมีหลายเครื่องหรือหลายสาขา จะต้องยื่นขออนุมัติแยกตามจำนวนเครื่องที่ใช้งาน

หลังจากกรอกเลขรหัสและตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องครบถ้วนแล้ว ให้ติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อทำการตรวจสอบและติดแถบสติ๊กเกอร์รหัสประจำเครื่อง POS

6.ตัวอย่างสติ๊กเกอร์เครื่องบันทึกเงินสด

สติ๊กเกอร์เครื่องบันทึกเงินสดจะเป็นสติ๊กเกอร์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขเครื่อง POS ซึ่งจะต้องติดอยู่ที่ตัวเครื่องบันทึกการเก็บเงิน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ง่ายในกรณีที่มีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่สรรพกร

POS2U พร้อมเป็นเครื่องมือสำคัญในการยกระดับธุรกิจของคุณ เพื่อก้าวสู่ความสำเร็จของร้านค้ายุคใหม่!
ทดลองใช้ระบบจัดการร้านค้า POS2U ฟรี! 15 วัน สมัครทดลองใช้งาน

สอบถามเพิ่มเติม Add Line : @pos2u
โทรศัพท์ : 02-096-2298
Email : sales@pos2u.com
Facebook : https://www.facebook.com/pos2u