POS2U เพิ่มความสะดวกในการจัดการเอกสารการจัดส่งสินค้าให้ง่ายขึ้น เพื่อรองรับกิจการร้านค้าที่มีการขายแล้วต้องจัดส่งสินค้าที่มีจำนวนมากขึ้นในปัจจุบัน คู่มือนี้จึงเป็นการแนะนำการใช้งานเมนู บริการจัดส่งสินค้า ว่าสามารถทำอะไรได้บ้างและมีการตั้งค่าอย่างไรบ้าง
ขั้นตอนการเปิดเมนู บริการจัดส่งสินค้า ให้ปรากฏ
ให้ทำการเปิดสิทธิ์การเข้าใช้งานเมนูก่อน โดยดำเนินการดังนี้
1. ไปที่ “ตั้งค่าระบบ”
2. เลือกเมนู “User Login”
3. ในหน้านี้จะพบกับรายชื่อ user การใช้งานที่เกี่ยวข้องกับร้านค้านี้ทั้งหมด ซึ่งหากต้องการตั้งค่าสิทธิ์ของ user ไหน ให้กดปุ่ม “แก้ไข” ที่ user นั้นได้เลย
4. ในหน้านี้จะพบกับหัวข้อที่เขียนว่า “กรุณาเลือกสิทธิ์ในการเข้าถึงเมนูของ User Login ค่ะ” ให้เปิดดูรายการเมนูที่ต้องการเปิดตรงส่วนนี้
5. ให้ทำการติ๊กที่หัวข้อ “การจัดส่งสินค้า”
6. เมื่อเลือกตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้กด “บันทึก” ค่าที่ตั้งจะทำงานเมื่อ User นั้นมีการ Logout แล้ว Login ใหม่อีกครั้ง หรือให้ User นั้นกด F5 ก่อนหนึ่งครั้ง
7. หากเปิดเรียบร้อยแล้ว จะพบกับเมนู “การจัดส่งสินค้า” ที่แถบด้านบนของหน้าแรก
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
เมนูการจัดส่งสินค้า
ในเมนูการจัดส่งสินค้านี้ มีเมนูย่อย ที่เอาไว้จัดการข้อมูลเพื่อจัดส่งสินค้าอยู่ 2 เมนู ดังนี้
รายการการจัดส่ง – จะเป็นส่วนที่จัดการ เพิ่ม, ลบ, สั่งพิมพ์ จัดการเอกสารการส่ง จะรวมอยู่ในหน้านี้
ตั้งค่าการจัดส่ง – เป็นส่วนที่จัดการข้อมูลที่อยู่ของผู้ส่ง ที่จะออกไปในทุกๆครั้งของการออกเอกสารการจัดส่ง
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
A. ตั้งค่าที่อยู่ผู้ส่ง
ก่อนเริ่มทำเอกสารจัดส่งสินค้า แนะนำให้เริ่มตั้งค่าที่อยู่ผู้ส่งก่อน โดยค่านี้จะถูกบันทึกไว้เป็นค่าเริ่มต้นของรายละเอียดที่อยู่ผู้ส่ง ที่จะออกในเอกสาร โดยแต่ละสาขาสามารถตั้งเป็นที่อยู่ที่แตกต่างกันได้ โดยหาก Login ทำที่สาขาใด ที่อยู่ผู้ส่งก็จะเป็นของสาขานั้น ตามที่มีการตั้งค่าไว้ โดยมีวิธีการตั้งค่าดังนี้
1. เข้าเมนู “การจัดส่งสินค้า” เลือก “ตั้งค่าการจัดส่ง”
2. ในหน้านี้ จะเห็นข้อมูลที่อยู่ผู้ส่งคร่าวๆ หากต้องการตั้งค่า ให้กดที่ปุ่มตรงช่อง “เลือกรายการ”
3. ในหน้านี้จะให้ระบุข้อมูล ( * สีแดงคือต้องระบุ ) โดยข้อมูลที่ต้องกรอกเรียงตามลำดับ มีดังนี้
ชื่อผู้ส่ง/ชื่อร้าน* – ใช้ระบุชื่อผู้ส่ง/ร้านค้า ที่พิมพ์เวลาจัดส่ง
เบอร์โทร* – เบอร์ติดต่อของผู้ส่ง
ที่อยู่ – รายละเอียดที่อยู่ผู้ส่ง
จังหวัด – จังหวัดผู้ส่ง
เขต/อำเภอ – เขต/อำเภอผู้ส่ง
แขวง/ตำบล – แขวง/ตำบลผู้ส่ง
รหัสไปรษณีย์ – รหัสไปรษณีย์ผู้ส่ง
4. เมื่อกรอกครบถ้วนแล้ว ให้กด “บันทึก”
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
B. การเพิ่มที่อยู่ผู้รับสินค้าในข้อมูลลูกค้า
โดยปกติแล้ว POS2U จะมีระบบฐานข้อมูลลูกค้าให้จัดเก็บไว้เป็นข้อมูลในการใช้งานด้านต่างๆอยู่ เมื่อมีการเพิ่มระบบการจัดส่งสินค้าจึงมีการปรับปรุงเพิ่มเติมส่วนนี้ให้มีแท็บไว้ใส่ข้อมูลผู้รับสินค้า จะทำให้รองรับการจัดส่งแบบที่มีข้อมูลของลูกค้าอยู่อีกที่หนึ่ง แต่สามารถระบุที่อยู่ผู้รับสินค้าเป็นอีกที่ได้ ยกตัวอย่างเช่น รายชื่อลูกค้าเป็นบริษัท ก. มีข้อมูลที่ตั้งสำนักงานอยู่ที่กรุงเทพ แต่ต้องการให้จัดส่งสินค้าแก่ผู้รับอีกที่ ที่ต่างจังหวัดได้ เป็นต้น โดยมีวิธีการตั้งค่าส่วนนี้มีดังนี้
1. ไปที่ระบบหลังร้าน เลือกเมนู “ข้อมูลติดต่อ” เลือก “ลูกค้า”
2. ในหน้านี้จะเป็นหน้าที่จัดการรายชื่อข้อมูลลูกค้า ซึ่งหากไม่เคยมีเพิ่มรายชื่อลูกค้าในฐานข้อมูลมาก่อน ให้กด “เพิ่มข้อมูล” แต่หากเคยมีรายชื่อลูกค้าอยู่ในระบบอยู่แล้ว ให้ทำการค้นหารายชื่อที่ต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้รับ แล้วกดปุ่ม “แก้ไข”
3. ในหน้า “แก้ไขลูกค้า” จะพบด้วยกัน 2 แท็บ คือ “ข้อมูลทั่วไป” ที่จะไว้ใช้สำหรับใส่ข้อมูลที่อยู่และรายละเอียดเพื่อนำไปใช้ออกบิลใบเสร็จเต็ม ส่วนอีกแท็บคือ “ที่อยู่ผู้รับสินค้า” จะเป็นรายละเอียดสำหรับการนำไปใช้เป็นที่อยู่ในการจัดส่งสินค้า โดยสามารถเพิ่มที่อยู่ผู้รับสินค้าได้สูงสุด 5 รายชื่อด้วยกัน ซึ่งในแท็บ “ที่อยู่ผู้รับสินค้า” มีรายละเอียดข้อมูลที่ต้องใส่ในแต่ละช่องดังนี้
ชื่อผู้รับ* (ต้องใส่) – ให้ใส่ชื่อผู้รับสินค้า อาจเป็นที่ต่างจากในข้อมูลลูกค้าก็ได้
เบอร์โทร* (ต้องใส่) – ให้ใส่เบอร์โทรผู้รับสินค้า อาจเป็นที่ต่างจากในข้อมูลลูกค้าก็ได้
ที่อยู่ – เป็นช่องที่ใส่ที่อยู่ เช่นเลขที่ ซอย
จังหวัด – เลือกจังหวัดที่จัดส่ง
เขต/อำเภอ – เลือกเขต/อำเภอที่จัดส่ง
แขวง/ตำบล – เลือกแขวง/ตำบลที่จัดส่ง
รหัสไปรษณีย์ – ใส่รหัสไปรษณีย์ที่ต้องการ
ด้านล่างจะมีปุ่ม “ที่อยู่เริ่มต้น” ซึ่งหากอยากให้ที่อยู่นี้เป็นที่อยู่เริ่มต้นให้กดเลือก แล้วที่อยู่นั้นจะเป็นที่อยู่เริ่มต้น
ส่วนปุ่ม “ลบ” จะมีไว้ลบที่อยู่ที่ทำไว้
Pos2U การสร้างและพิมพ์เอกสารการจัดส่งสินค้า
C. การเพิ่มข้อมูลผู้รับสินค้า ตอนที่ทำขายสินค้า
ในตอนที่ทำขายสินค้า สามารถระบุการจัดส่ง เพื่อออกเอกสารการจัดส่งได้ ซึ่งจะมีข้อดีตรงที่ เอกสารการจัดส่งนั้น จะผูกติดกับหมายเลข INV ด้วยเลย ทำให้ติดตามได้ง่าย โดยมีวิธีการทำดังต่อไปนี้
1. ในหน้าการขายผ่านระบบหลังบ้าน ด้านขวาจะมีปุ่มที่ชื่อว่า “เลือกการจัดส่งสินค้า” เมื่อกดเข้าไปจะเป็นการจัดการทำเอกสารการจัดส่ง
2. ส่วนแรกจะให้ “เลือกขนส่งที่ใช้บริการในการจัดส่ง” โดยคลิกเลือกได้เลย หรือถ้าไม่มีขนส่งที่ต้องการ ให้เลือกปุ่ม ขนส่งอื่นๆ แทน
3. ในหน้าถัดมา จะเป็นส่วนจัดการที่อยู่จัดส่ง โดยจะมีให้เลือก 2 แท็บ คือ “ที่อยู่ผู้รับ” คือ มีฐานข้อมูลที่อยู่ผู้รับบันทึกในระบบอยู่แล้ว กับ “ที่อยู่ผู้รับอื่น” คือ เป็นการใส่ที่อยู่ผู้รับใหม่ในครั้งนั้นๆเลย
3.1 ในกรณีที่ลูกค้ามีฐานข้อมูลที่อยู่ผู้รับในระบบอยู่แล้ว ให้เลือกแท็บ “ที่อยู่ผู้รับ” ในบรรทัดถัดมาจะพบ 2 ตัวเลือก คือ
“จากข้อมูลลูกค้า” คือ เป็นการค้นหา ด้วยการใส่รหัส/ชื่อลูกค้า/เบอร์โทรลูกค้า ในช่องค้นหา แล้วจะปรากฏรายชื่อที่อยู่ผู้รับที่มีบันทึกในฐานข้อมูลลูกค้าที่ค้นหา พร้อมรายละเอียดต่างๆ ให้ทำการเลือกรายชื่อที่อยู่ผู้รับที่ต้องการได้เลย ตัวอย่างเช่น หากเราเลือกตามขั้นตอนนี้ โดยหาจากรายชื่อลูกค้า นาย ก. เมื่อกดค้นหาแล้ว จะทำให้ปรากฏรายชื่อที่อยู่ผู้รับที่เคยใส่ข้อมูลไว้ของนาย ก. ทั้งหมดให้เลือก
“จากข้อมูลผู้รับทั้งหมด” คือ จะเป็นการหาด้วยการใช้รายชื่อที่อยู่ผู้รับที่เคยเพิ่มไว้ทั้งหมด ของทุกลูกค้าที่เคยเพิ่มไว้ ซึ่งหากได้ที่อยู่ผู้รับที่ต้องการให้กดเลือกได้เลย ( เหมาะกับกรณีอาจจะจำชื่อลูกค้าไม่ได้ แต่จำที่อยู่ผู้รับได้ )
ซึ่งหากเลือกที่อยู่ผู้รับได้แล้ว ให้กด “บันทึก”
3.2 ในกรณีที่ไม่ได้ต้องการหาที่อยู่ผู้รับจากฐานข้อมูลลูกค้าในระบบ หรือต้องการเพิ่มที่อยู่ผู้รับใหม่ไปเลย ให้เลือกแท็บ “ที่อยู่จัดส่งอื่น” จะปรากฏช่องให้กรอกรายละเอียดการใส่ที่อยู่ผู้รับ โดยให้กรอกตามลำดับ และต้องกรอกในช่องที่มี * ปรากฏทุกครั้ง จากนั้นให้กด “ยืนยัน”
4. เมื่อกดยืนยันแล้ว จะปรากฏชื่อที่อยู่ผู้รับด้านขวา ซึ่งถ้าหากผิดก็สามารถกด “แก้ไข” หรือ กด “ยกเลิก” ได้
5. เมื่อทำขายเสร็จแล้ว ในรายงานการขาย หากรายการใดมีการใส่ข้อมูลที่อยู่ผู้รับเรียบร้อยแล้ว จะมีสัญลักษณ์รูปรถ ที่บริเวณหมายเลข INV
6. หากกดที่สัญลักษณ์รูปรถ (ในแถบ เลือกรายการ) จะเข้าไปพบกับเมนูของการแก้ไขรายละเอียดการจัดส่งอีกครั้ง ซึ่งในหน้านี้จะสามารถแก้ไขหรือระบุข้อมูลเพิ่มเติมได้ดังนี้
ช่องทางจัดส่ง – เลือกข้อมูลระบุบริษัทจัดส่ง
สถานะ – จะมีสถานะด้วยกัน 3 แบบ คือ รอจัดส่ง, จัดส่งแล้ว, จัดส่งไม่สำเร็จ สามารถปรับเปลี่ยนสถานะได้เองตลอดเวลา
วันที่จัดส่ง – สามารถระบุเพื่อให้ทราบได้ว่ามีการจัดส่งเมื่อไหร่
Tracking No. – ไว้สำหรับระบุหมายเลขพัสดุ
หมายเหตุ – เป็นช่องว่างเผื่อไว้ระบุข้อความต่างๆได้
ส่วนช่อง “ เลขที่การขาย (INV) ” และ “ชื่อลูกค้า” จะไม่สามารถแก้ไขได้
7. ในกรณีต้องการพิมพ์ใบแปะกล่องของรายการขายนี้ สามารถกดปุ่ม “พิมพ์ใบแปะกล่อง” ที่หน้านี้ และระบบจะเข้าไปสู่เมนูจัดการพิมพ์ใบแปะกล่อง
– ในเมนูพิมพ์ใบแปะกล่อง จะเลือกขนาดใบแปะกล่องได้ด้วยกัน 3 ขนาด คือ 4″ x 6″ นิ้ว / 4″ x 3″ นิ้ว / ขนาด A5
– หากต้องการให้มีการบันทึกไว้ว่า ใบแปะกล่องนี้เคยมีการพิมพ์ไว้แล้ว ก็สามารถติ๊กที่ช่อง “ทำเครื่องหมายพิมพ์แล้ว” แล้วสั่งพิมพ์ ระบบก็จะมีการรีมาร์คไว้
– ปุ่ม “พิมพ์ใบแปะกล่อง” จะเป็นการเข้าไปที่หน้าสั่งพิมพ์ตามปกติ
D. การทำเอกสารผู้รับสินค้า ภายหลังเอง ( จะไม่สามารถใส่เลข INV ได้ )
ในบางครั้งผู้ขายอาจจะสะดวกทำเอกสารแยก ซึ่งอาจจะไม่จำเป็นต้องผูกกับเลข INV ก็ได้ หรือจะทำเอกสารจัดส่งสินค้าเพื่อใช้ในกรณีอื่นๆ ระบบก็สามารถรองรับการทำเอกสารแบบนี้ได้เช่นกัน ซึ่งจะมีวิธีการทำดังนี้
1. เลือกเมนู “การจัดส่งสินค้า” เลือก “รายการการจัดส่ง”
2. ในหน้านี้ ที่บริเวณด้านบนจะพบกับปุ่ม “เพิ่มข้อมูล”
3. เมื่อกดปุ่ม “เพิ่มข้อมูล” แล้ว จะเข้ามาสู่หน้าเพิ่มจัดส่งสินค้า ซึ่งจะแบ่งเป็น 2 ส่วน
ด้านซ้ายจะเป็นส่วนของข้อมูลเอกสาร โดยระบุตามลำดับดังนี้
ช่องทางจัดส่ง – เลือกข้อมูลระบุบริษัทจัดส่ง
สถานะ – จะมีสถานะด้วยกัน 3 แบบ คือ รอจัดส่ง, จัดส่งแล้ว, จัดส่งไม่สำเร็จ สามารถปรับเปลี่ยนสถานะได้เองตลอดเวลา
วันที่จัดส่ง – สามารถระบุเพื่อให้ทราบได้ว่ามีการจัดส่งเมื่อไหร่
Tracking No. – ไว้สำหรับระบุหมายเลขพัสดุ
หมายเหตุ – เป็นช่องว่างเผื่อไว้ระบุข้อความต่างๆได้
ด้านขวาจะเป็นส่วนของที่อยู่จัดส่ง โดยเมื่อกดปุ่ม “เลือกที่อยู่” จะเข้าไปที่หน้าเมนูเดียวกับข้อ B. สามารถทำแบบเดียวกันได้เลย
4. เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้วกด “บันทึก”
5. หากบันทึกแล้ว จะปรากฏเอกสารการจัดส่งให้เห็นในรายการ
E. การดูรายการจัดส่งสินค้า
เมื่อมีการทำเอกสารจัดส่งสินค้า รายการที่ทำไว้ จะปรากฏอยู่ในส่วนเมนู “การจัดส่งสินค้า” >> “รายการการจัดส่ง” ซึ่งในเมนูนี้ จะไว้สำหรับการจัดการเรื่องการจัดส่ง ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขที่อยู่ / เปลี่ยนสถานะการจัดส่ง ฯลฯ โดยจะมีรายละเอียดส่วนต่างๆดังนี้
1. ส่วนนี้จะเป็นปุ่ม “เพิ่ม / ลบ” ข้อมูลการจัดส่งสินค้า
2. ส่วน “ปุ่มสั่งพิมพ์” ใบที่อยู่จัดส่งสำหรับไว้แปะกล่อง โดยการติ๊กเลือกช่องสี่เหลี่ยมหน้าเอกสารการจัดส่งที่ต้องการพิมพ์ ( สามารถติ๊กได้หลายอัน แล้วกดสั่งพิมพ์ทีเดียว ) รายละเอียดการทำให้ดูที่หัวข้อ F.
3. ส่วนของการใช้สำหรับค้นหาเอกสารการจัดส่งที่ต้องการ ซึ่งสามารถทำการฟิลเตอร์การค้นหาได้โดยการใส่ข้อมูลตามช่องที่ต้องการ แล้วกด“ค้นหา”
4. ส่วนของข้อมูลรายละเอียดการจัดส่ง มีด้วยกันดังนี้
วันที่ออกเอกสาร – เป็นส่วนที่ระบุวันทำเอกสารจัดส่งสินค้า
เลขที่เอกสาร – ในการทำเอกสารจัดส่งสินค้า จะมีหมายเลขเอกสารกำกับอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการทำเอกสารการจัดส่งตอนขายเลยเลยหรือทำภายหลัง
สาขา – เอกสารออกที่สาขาใด
ชื่อผู้รับ – ชื่อและที่อยู่ผู้รับที่ระบุไว้ในเอกสาร
ช่องทางการจัดส่ง – ช่องทางการจัดส่งที่ระบุไว้ในเอกสาร
Tracking No. – หมายเลข Tracking ของการจัดส่ง หากมีการใส่หมายเลขไว้จะปรากฏให้เห็นง่ายๆ ในหน้านี้เลย
สถานะ – จะมีด้วยกัน 3 สถานะ รอจัดส่ง, จัดส่งแล้ว, จัดส่งไม่สำเร็จ ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมด้วยการกดเข้าไปแก้ไข
เลือกรายการ – ช่องนี้จะมีด้วยกัน 2 ปุ่ม ปุ่มแรกจะเป็นปุ่ม
– “แก้ไข” จะสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้
– “สั่งพิมพ์ใบแปะกล่อง” เมื่อกดจะเข้าไปเมนูสั่งพิมพ์ ซึ่งปุ่มนี้จะมีหน้าตาด้วยกัน 2 รูปแบบ โดยรูปปุ่มที่เป็น
– “เครื่องปริ้นอย่างเดียว” คือ ยังไม่เคยมีการปริ้น/หรือไม่เคยมีการทำเครื่องหมายว่าเคยปริ้นแล้ว
– “เครื่องปริ้นและมีรูปกระดาษเล็กๆ” คือ เคยมีการปริ้นไว้แล้วและมีการทำเครื่องหมายไว้
F. การสั่งพิมพ์ใบแปะกล่อง
1. สามารถสั่งพิมพ์ใบแปะกล่องได้สองจุด จุดแรกจะอยู่ด้านบนที่เขียนว่า “พิมพ์ใบแปะกล่อง” สามารถติ๊กในช่องสี่เหลี่ยมหน้าเอกสารได้หลายๆอันแล้วสั่งพิมพ์ทีเดียวได้ หรือ กดเลือกที่ “ปุ่มรูปเครื่องปริ้น” ที่ท้ายเอกสารแต่ละอัน
2. เมื่อเข้าในหน้าสั่งพิมพ์ จะพบส่วนต่างๆ ดังนี้
– เลือกขนาดใบแปะกล่อง มีด้วยกัน 3 ขนาดคือ 4 x 6 นิ้ว, 4 x 3 นิ้ว, และขนาด A5 ( ครึ่ง A4 )
– ทำเครื่องหมายพิมพ์แล้ว ถ้ามีการติ๊กไว้ เมื่อสั่งพิมพ์เรียบร้อยแล้ว จะมีการทำเครื่องหมาย ว่าเอกสารจัดส่งอันนี้เคยมีการพิมพ์ใบแปะกล่องแล้ว
– ปุ่มพิมพ์ใบแปะกล่อง เมื่อกดแล้วจะเข้าไปในหน้าที่ตั้งค่าและสั่งพิมพ์ของเครื่องปริ้น
– ด้านล่างจะเป็นตัวอย่างของหน้าที่จะพิมพ์
3. ถ้าต้องการพิมพ์ ให้กด “ปุ่มพิมพ์ใบแปะกล่อง” เพื่อสั่งพิมพ์
** ปัจจุบันรองรับเฉพาะเครื่องพิมพ์ขนาด A4 เท่านั้น **
หากมีข้อสงสัยการใช้งานกรุณาติดต่อที่ Line : @pos2u
